Vigtigste Grupper Og Klubber 20 Budgetplanlægningstips til en vellykket begivenhed

20 Budgetplanlægningstips til en vellykket begivenhed

foto kigger over et skrivebord med sider med grafer, sticky notes, folk der arbejder sammen

Du vil have folk til at huske oplevelsen af ​​dit arrangement, og dit budget er nøglen til at få disse specielle øjeblikke til at ske. Når du opretter et driftsbudget for en begivenhed, er det vigtigt at starte med en plan. Selvom det er umuligt at have et perfekt budget til øre, er der nyttige indsigter til at skabe en brugbar og realistisk ramme til din næste virtuelle eller personlige begivenhed.

Gennemfør forskning til dit budget

  1. Forestil dig din begivenhed - Første tip, lav nogle planlægninger, der slet ikke inkluderer penge. Lav en tidslinje inklusive hvad der skal ske, og hvilket personale du har brug for til hver del af arrangementet. Del dette med interessenter, og sørg for, at alle er på samme side. Så kan du virkelig begynde at se på de sande omkostninger og prioriteter for alle, der planlægger begivenheden.
  2. Kontantantal - Hvor meget realistisk kan du bruge på denne begivenhed uden at forårsage økonomisk stress? Afklar derefter dine højeste prioriteter for denne begivenhed. Disse vil være dine 'vejledende nødvendigheder', når du begynder at indsnævre, hvad der er nødvendigt inden for dit budget, og hvad der ikke er.
  3. Placeringssager - Tænk også stort billede af dit sted. Kunne du bruge et ledigt eller doneret rum? Sørg for at foretage nogle indledende opkald for at kontrollere tilgængelighed og spørg, om der er ekstra gebyrer for brug af pladsen, såsom vagtmandsydelser og parkeringshensyn.
  4. Gør noget hjernevalg - Netværk med mennesker, der har foretaget lignende begivenheder, som andre nonprofit fundraising-begivenheder. Spørg om deres budget, og hvilke 'overraskelser' der kom op, som du måske ikke overvejer.
  5. Sleuth Historiske Data - En anden forskningskomponent ser på historiske begivenhedsbudgetter for din organisation. Hvis dette er en første gangs begivenhed, skal du kigge efter eksempler på budgetter online med aktuelle prisoverslag (som vil variere fra område til område) for lignende begivenheder.
  6. Prissætningstendenser - Undersøg de almindelige pristendenser i dit område for dine store billetartikler, såsom leje af mødested, cateringudgifter og tekniske behov. Kontakt flere virksomheder for at få bud, og sørg for at se på online anmeldelser og Better Business Bureau-vurderinger.
  7. Høj og lav liste - Opret en liste til dit budget, der overvejer, hvor du er i stand til at komme væk med at bruge mindre, og hvor du ikke vil skimme. Diskuter dette med andre interessenter i arrangementet. F.eks. Ville alle være for låntabeller, hvis de kan dækkes af duge af høj kvalitet?
  8. Sponsorer, donationer og gratis ting, Oh My - Donationer og sponsorer af begivenheder kan hjælpe med at gøre nogle linjeposter i dit budget til virkelighed. Cirkel tilbage til dem, der har hjulpet tidligere og brainstorm nye virksomheder, der måske er glade for at hjælpe. Brug frivillige så meget som muligt, og sørg for at forbedre dit kommunikations- og organisationsspil med et tilmelding.
  9. Fjern overraskelser - Når du opretter din begivenhedsprogrammets tidslinje og opsummerer din forskning, får du en grov fremskrivning af de samlede udgifter. Nu kan du begynde at udfylde detaljerne i betragtning af hvad du har i banken og dine vejledende detaljer for at minimere overraskelser senere.

Registrer deltagere til en lederskonference med en online tilmelding. Se et eksempel

Lav dit budget

  1. Stedsomkostninger - Spor alle de forventede gebyrer, der kan være involveret i at leje pladsen, såsom husholdning, ethvert personale- og servicebehov, og hvis der er en ekstra udgift til møbelleje.
  2. Lokalspecifik skiltning og indretning - Personalisering er en stigende tendens inden for begivenhedsplanlægning, så sørg for at overveje omkostningerne ved at tilpasse rummet med indretningsbehov og skiltning, der forbedrer begivenhedsoplevelsen for gæsterne.
  3. Begivenhedsteknologi - Dette brede behov kan omfatte fotografering, lyd, et registreringsværktøj og video. Hvis du har brug for en erfaren lydtekniker til din begivenhed, skal du undersøge timepriser og sørge for, at disse omkostninger er inkluderet i budgettet. Hvis dit arrangement inkluderer videopræsentationer, skal du sørge for at medtage eventuelle produktionsomkostninger.
  4. Underholdning - Hvis du vil tilbyde honorarer til højttalere eller leje underholdning, skal du sørge for at medtage linjeposterne i dit driftsbudget. Det er lige så vigtigt at få en klar skriftlig kontrakt, så forventninger og betaling er tydeligt stavet.
  5. Cateringomkostninger - Det er her din forskning vil hjælpe, når du navigerer i cateringkontrakter. Hvis du har servere, skal du medtage denne detalje i dit budget og medtage enhver drikkepenge, du måske vil give. Sørg for nøje at konsultere din høje og lave liste, da catering kan være en god kilde til at bruge for stort eller et godt sted at spare.
konferencer konferencer seminarer fora tilmeldinger tidsplaner fagfolk begivenheder virksomheder tilmelde sig formular løb, der kører 5k 10k fundraiser fundraising marathon tilmeldingsformular
  1. Transport - Det er vigtigt at tænke igennem transportbehov, da disse kan være en budgetoverraskelse, hvis du ikke har overvejet dine tidslinjedetaljer eller hvad du har brug for for at transportere folk. Dette kan omfatte ting som golfvogne til transport eller trailere og lastbiler til transport af iscenesættelse eller større genstande.
  2. Sikkerhed, hvis det er nødvendigt - Afhængig af din begivenheds art, skal du kontakte dine interessenter for at se, om det er i din organisations bedste interesse at have sikkerhed for en del eller hele din begivenhed.
  3. Tak Gaver - At huske dine sponsorer og frivillige med en tak efter din begivenhed har stor indflydelse og reflekterer positivt over din organisation. Prisen på endda et frimærke kan dog undertiden være en ikke så sjov overraskelse! Sørg for at tilføje dine planer til dit budget for at takke dine hjælpere.
  4. Inkluder margen - Giv dig selv et vridningsrum i dit budget; nogle siger at inkludere så meget som 20% af dit begivenhedsbudget til budgetoverskridelse. Hvis du vil køre din begivenhed uden at svede kugler over hver eneste lille ting, vil denne sidste linje i dit budget gemme din sundhed hver gang.

Koordinere festivalfrivillige med en online tilmelding. Se et eksempel

Opgaver efter begivenheden

  1. Vær en sparer - Sørg for at opbevare alle kvitteringer, spillestedskontrakter og personaleaftaler, når du går videre. Overvej at bruge en gratis scanner-app til at tage billeder af al dit papirarbejde for at holde det praktisk og organiseret.
  2. Opsummer besparelser og overraskelser - Efter din begivenhed skal du sørge for at opdatere det forventede vs. det faktiske forbrug. Hvis der var positive besparelsesområder, skader det ikke at understrege over for din organisation den værdi, du har bragt til processen. Og til sidst skal du være opmærksom på, hvis der var overraskende linjeposter, der muligvis skal tilføjes til fremtidige begivenheder.

Dit budget er den lim, der slutter sig til alle de bevægelige dele af din begivenhed, så det er vigtigt at give den tid og opmærksomhed, det fortjener. At have et grundigt og omhyggeligt udformet budget i hånden vil være som at have en vindende playbook til din organisations næste begivenhed. Gå hold!

Julie David er freelance skribent, underviser og tilbedelse præstekone fra Midtvesten, der kan lide varme kram.

hvad man skal bede om at lære nogen at kende

DesktopLinuxAtHome gør det let at organisere grupper og klubber.


Interessante Artikler